Worum es geht
Kundenwünsche kommen bei mir per Mail, WhatsApp, Telegram, Telefon und aus Besprechungen. Lange war ich die Kopierschnittstelle dazwischen und habe Aufgaben von einem Ort zum nächsten getragen.
Mit ClickUp habe ich lange gearbeitet. Dort hatte ich es vor allem mit Menschen zu tun, und das soll auch so bleiben. Aber viele Aufgaben haben meine Leute danach an ihre eigenen KI-Agenten weitergegeben. Ich habe also mit einem Menschen gesprochen, und der hat dann mit seinem Agenten gesprochen. Das kostet Zeit.
Dazu kam: Die KI-Agenten in ClickUp hängen über eine Schnittstelle dran. Mit der Entwicklerumgebung, in der ich jeden Tag mit Claude Code und Codex arbeite, haben sie wenig zu tun.
Was ich gemacht habe
Seit mehreren Wochen teste ich Multica, ein Open-Source-Board für Menschen und KI-Agenten. Ich habe mir davon eine eigene Fassung angelegt, einen sogenannten Fork, und sie für uns angepasst. Die Oberfläche ist auf Deutsch, und ich habe Funktionen ergänzt, die mir den Alltag leichter machen.
Jede Aufgabe landet auf dem Board. Zuständig ist ein Mensch oder ein KI-Agent. Ich spreche direkt mit den Agenten, auch mit denen meiner Mitarbeitenden. Gesteuert werden sie von einem Rechner bei uns im Büro, mit Claude Code und Codex, also mit genau den Werkzeugen, die ich selbst nutze. Die Agenten bereiten Änderungen vor, ich prüfe und gebe frei. Ohne mein ausdrückliches Ja wird nichts übernommen.
Damit ich auch unterwegs den Überblick behalte, meldet sich ein Agent per Telegram auf meinem Handy, sobald auf dem Board etwas ansteht. Er kommt von selbst auf mich zu, ich muss nicht nachsehen. Das ist eine der Funktionen, die ich ergänzt habe.
Die erste Aufgabe hat ein Agent sofort angenommen. Nach 17 Minuten lag die Änderung zur Prüfung bereit, mit einem kurzen Bericht, was er geprüft hat und was noch offen ist.
Inzwischen gebe ich den Agenten viel Support und viele Sicherheitsupdates, gerade das Aktualisieren von Websites. Das sind Aufgaben, für die im Alltag meiner Mitarbeitenden oft die Zeit fehlt.
Zwei Regeln waren mir wichtig. Wer Mails liest, darf nichts ausliefern. Wer Code ändert, liest keine Mails. Das ist technisch getrennt, nicht nur abgesprochen. Abends schreibt ein Lauf den Stand der erledigten Aufgaben in unser Team-Wiki. Und ein Wächter prüft jede Minute alle 53 Anwendungen, die bei uns laufen.
Was sich seitdem verändert hat
Ich habe mehr Überblick, und wir arbeiten wieder abgestimmt als Team auf ein Ziel hin. Vorher war jeder mit seinen eigenen Aufgaben beschäftigt, und die Teamarbeit ist ein bisschen eingeschlafen. Wir haben uns weniger ausgetauscht, als wir sollten. Jetzt sieht jeder im Unternehmen, wer woran arbeitet.
Mit Manuel Pfender, Geschäftsführer von Werwolf IT, habe ich darüber gesprochen. Für den IT-Support kann so ein Board viel verändern. Es zeigt, wo welche Daten bearbeitet werden, und bringt klarere Strukturen in die Arbeit mit KI-Agenten.
Eins ist mir zu viel: Ich lasse mir gerade jede Meldung per Telegram schicken. Das schraube ich nach und nach zurück. Je öfter ich sehe, dass es läuft, desto weniger muss ich von jeder Kleinigkeit erfahren.
Was du davon mitnehmen kannst
Wenn deine Leute Aufgaben ohnehin an KI-Agenten weitergeben, hol die Agenten mit auf dasselbe Board. Klär vorher zwei Fragen. Wo sieht jeder, wer gerade woran arbeitet, Mensch wie Agent? Und wer gibt frei? Bei mir ist die Antwort ein Board für alle und mein Ja vor jeder Änderung.
Rechne damit, dass am Anfang zu viele Meldungen kommen. Das ist in Ordnung. Schraub sie zurück, sobald du dem Ablauf vertraust. Am 12. November entscheide ich, ob das Board bleibt.
